Begeleid inkomende oproepen als een Dirigent
INTERACTIVE VOICE RESPONSE
Met Interactieve Voice Response functies kun je de beller vanaf de eerste seconde aan de hand nemen door hem naar de juiste bestemming te begeleiden en hem bij drukte te blijven informeren tot hij met de gewenste medewerker doorverbonden kan worden.
Onze engineers bouwen met een combinatie van voice response functies de perfecte flow op maat waardoor iedere beller de beste service krijgt en inkomende oproepen volledig geautomatiseerd beheersbaar blijven.
Met Interactieve Voice Response functies kun je de beller vanaf de eerste seconde aan de hand nemen door hem naar de juiste bestemming te begeleiden en hem bij drukte te blijven informeren tot hij met de gewenste medewerker doorverbonden kan worden.
Onze engineers bouwen met een combinatie van voice response functies de perfecte flow op maat waardoor iedere beller de beste service krijgt en inkomende oproepen volledig geautomatiseerd beheersbaar blijven.
Een professioneel welkom
In plaats van naar een kiestoon te luisteren tot iemand de telefoon beantwoord, kun je direct de beller verwelkomen met een professionele ingesproken boodschap.
Maak het wat actueler door bellers te begroeten met een Goedemorgen, goedemiddag of goedenavond.
Een doordacht belmenu
Het is voor de beller en de medewerker aan de telefoon belangrijk dat er direct een match is. Niets is irritanter dan op de verkeerde plek belanden waarna je, soms zelfs wel een paar keer, doorverbonden moet worden met een ander.
Een belmenu met doordachte keuzes waarachter een route schuil gaat naar de juiste bestemming zorgt voor veel doeltreffendere gesprekken die de productiviteit binnen de organisatie direct verhogen.
Een rustgevende wachtrij
Niemand houdt van wachten. Het zal daarom nooit leuk worden om in de wacht te staan tot iemand je te woord kan staan. Maar soms ontkom je er niet aan, er kan een piek ontstaan waardoor je overbezet raakt. Maar wachten kun je wel dragelijker maken.
Een rustgevende wachtrij verzorgen luistert nauw. Je kunt een muziekje afspelen tijdens het wachten, maar the Beatles afspelen voor een Rolling Stones fan of andersom zal je niet in dank afgenomen worden. Neutrale muziek afspelen op een laag volume is een veel wijzer besluit. Je hoort maar al te vaak anders.
Als beller wil je veelvuldig horen of het al een beetje opschiet met dat wachten. De beller met precieze regelmaat informeren over het aantal wachtenden is daarbij een heel belangrijk gegeven. Je zou ook nog een gemiddelde wachttijd kunnen melden. Zo kun je van alles doen om het wachten voor je bellers wat rustgevender te maken.
Terugbellen bij lang wachten
Gaat het allemaal echt wat te lang duren, geef de beller dan de vrijheid om aan de wachtrij te ontsnappen door teruggebeld te kunnen worden. Belt hij met nummerherkenning dan is een enkele bevestiging om teruggebeld te worden genoeg. Zonder nummerherkenning vraag je om het telefoonnummer en je beller kan andere (belangrijkere) dingen gaan doen.
Een verzoek om teruggebeld te worden, wordt vervolgens naar het opgegeven mailadres van de medewerker gemaild of je kiest ervoor om automatisch een gesprek op te zetten met de eerstvolgende vrije medewerker en de beller die daarom gevraagd heeft. Een slim ingerichte wachtrij kan wachten een stukje dragelijker maken.
Vooraankondigingen
Het kan voor medewerkers aan de telefoon handig zijn om, voordat de beller doorverbonden wordt, eerst geïnformeerd te worden met nuttige praktische informatie over de beller.
Vlak voor het doorverbinden wordt er een vooraankondiging afgespeeld aan de medewerker. Bijvoorbeeld: deze beller belt voor de kortingsactie of voor facturatie. Handig als er verschillende type bellers bij een enkele medewerker uit kunnen komen.
Gesprekken opnemen
Er kunnen allerlei verschillende redenen zijn om gesprekken op te nemen. Wel is er in Nederland een meldingsplicht als je opneemt. Wat je vaak hoort is dat het gesprek opgenomen kan worden voor trainingsdoeleinden. Je hebt dan aan je meldingsplicht voldaan.
Alle opgenomen gesprekken zijn na beëindiging van het gesprek direct online te beluisteren. Opname van gesprekken kan heel leerzaam zijn om het niveau van je telefonische dienstverlening te verhogen.
Voicemail in je postvak
Voicemail blijft een van die standaard mogelijkheden om bellers hun zegje te laten doen. Op mobiel is het vrijwel standaard, maar op lokale telefoonnummers ontbreekt het er nog wel eens aan. Men stoeit dan nog vaak met een antwoordapparaat dat ouderwets ingesteld moet worden en beperkingen geeft.
Voicemail automatisch doorsturen naar een folder in het postvak van een medewerker is veel efficiënter dan een ouderwets antwoordapparaat. De medewerker kan eenvoudig door achtergelaten boodschappen navigeren en met een klik de boodschappen afluisteren om er een toepasselijk gevolg aan te kunnen geven.
Online nummers beheren
Uiteindelijk moeten gesprekken ergens op een nummer uitkomen. Welk nummer dat moet zijn kan nog wel eens veranderen.
Waar bellers uitkomen kun je snel en gemakkelijk organiseren door de nummers online en realtime te wijzigen. Zo stuur je eenvoudig al je oproepen naar de juiste bestemming.
Online medewerkers aanmelden
Door medewerkers zich aan te laten melden en ook weer af te laten melden wanneer ze niet meer beschikbaar zijn weet het systeem precies wie er wel of niet bereikbaar is. Er kan zelfs een signaal uitgestuurd worden waneer bijvoorbeeld een wachtrij te vol raakt en er dringend iemand zich aan moet melden om de binnenkomende oproepen af te kunnen handelen. Zo weet je altijd of je voldoende bezet bent.
Rapportages in detail
Het is interessant en leerzaam om te weten hoe het je bellers precies verloopt als ze contact opnemen met de organisatie. Hoe veel bellen er per dag, welk deel van de dag is het te druk en waar komt dat door? Wie krijgt er te veel gesprekken door en wie kan er nog wel wat bij hebben?
Rapportages kunnen je inzicht geven in al dit soort interessante gegevens. Ontvang iedere ochtend samengestelde overzichten van al het belgedrag van bellers en medewerkers. Zo houd je eenvoudig een vinger aan de pols en kun je de telefonische service optimaal vorm geven.
Routeren met API koppelingen
Ervaren engineers kunnen gebruik maken van een API koppeling om van een of meerdere functies op het platform gebruik te maken. Ons platform communiceert eenvoudig met de meeste telefooncentrales (PBX) en VOIP-systemen in de wereld.
Slim combineren van functies
Vertel ons wat je plannen zijn en hoe je het graag zou willen zien. Onze engineers hebben jarenlang ervaring, denken graag en vrijblijvend met je mee en weten functies zo te combineren dat er een ultieme flow voor iedere beller ontstaat.
Professionele audio opname
Geef het bellen naar je nummer een extra dimensie met professioneel ingesproken tekst. Zit meteen goed vanaf de eerste seconde. De kwaliteit straalt er vanaf. En dat hoor je direct.
Beluister de ingesproken demoteksten en kies de stem die straks jouw bellers helpt hun weg te vinden. Wij doen de rest.
Meer slimme oplossingen voor het managen van al je belverkeer
Er gaat niets boven een goed gesprek
Ontdek dat het kan en hoe snel je het voor elkaar kunt hebben.
